Arbeitsangebot: Office Manager /Office Coordinator (m/w/d)

Über uns

Mit unserer langjährigen Rekrutierungserfahrung und unseren Kenntnissen des Engineering-Personalmarktes bieten wir Fach- und Führungskräften aus dem Ingenieurwesen und dem technischen Umfeld eine starke Partnerschaft. Denn durch unsere intensiven Beziehungen und Netzwerke über alle Industriebranchen hinweg vermitteln wir Ihnen als Engineering-Fachleuten spannende Projekte und attraktive Positionen. Ganz nach Ihren Interessen und abhängig von Ihren Erfahrungen und Qualifikationen. Sie profitieren dabei von einer professionellen Betreuung von der ersten Ansprache bis zum Antritt Ihres neuen Projektes bzw. Ihrer neuen Stelle - und das natürlich völlig kostenfrei. Registrieren Sie sich und freuen Sie sich auf interessante und passende Positionen und Projekte.

Ihre Aufgaben

• Administrative Unterstützung: Bieten Sie umfassende administrative Unterstützung, um das reibungslose Funktionieren des täglichen Betriebs sicherzustellen. Dazu gehören die Verwaltung von Rechnungen, die Vorbereitung, Formatierung, Bearbeitung und Verteilung von Dokumenten nach Bedarf. Pflegen Sie genaue und organisierte Ablagesysteme für elektronische und physische Dokumente
• Facility Management: Überwachen Sie Büroeinrichtungen und -geräte und stellen Sie sicher, dass sie gut gewartet und voll funktionsfähig sind. Koordinieren Sie Reparaturen, Wartungsarbeiten und andere anlagenbezogene Aufgaben mit Lieferanten und Dienstleistern
• Verwaltung von Büromaterialien: Verwalten Sie den Bestand an Büromaterialien und -geräten und stellen Sie stets sicher, dass die Lagerbestände ausreichend sind. Besorgen Sie sich bedarfsgerecht, optimieren Sie dabei die Kosten und halten Sie sich an die Budgetrichtlinien
• Flottenmanagement: Verwalten Sie Firmenfahrzeuge und damit verbundene Verwaltungsaufgaben, wie z. B. die Planung von Wartungsarbeiten, die Verfolgung des Kilometerstands, die Koordinierung von Reparaturen und die Sicherstellung der Einhaltung von Versicherungs- und Zulassungsanforderungen.
• Kommunikationskoordination: Als zentraler Ansprechpartner an der Rezeption für interne und externe Kommunikation fungieren. Beantworten Sie eingehende Kundenanrufe und bearbeiten Sie Kundenanfragen per Telefon, E-Mail und im persönlichen Gespräch
• Veranstaltungskoordination: Planung und Organisation von Firmenveranstaltungen, Tagungen, Konferenzen und anderen besonderen Anlässen. Verwalten Sie Einladungen, organisieren Sie das Catering und sorgen Sie für eine reibungslose Durchführung von Veranstaltungen
• Besuchermanagement: Begrüßen Sie Besucher, Kunden und Gäste auf professionelle und höfliche Weise. Stellen Sie sicher, dass ihre Bedürfnisse umgehend berücksichtigt werden, und helfen Sie bei der Vereinbarung von Besprechungen oder anderen Anforderungen
• Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften: Unterstützen Sie die Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften durch die Implementierung und Aufrechterhaltung geeigneter Verfahren und Protokolle. Führen Sie regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen durch und koordinieren Sie Notfallmaßnahmen
• Compliance: Sicherstellung der Einhaltung des Datenschutzes gemäß DSGVO, Antikorruptionsvorschriften und anderer gesetzlicher Anforderungen

Ihr Profil

• Vorherige Erfahrung in Bürokoordination, administrativer Unterstützung oder ähnlichen Rollen
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, SAP Concur ist von Vorteil
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind unerlässlich
• Liebe zum Detail und Genauigkeit bei der Abwicklung administrativer Aufgaben und der Dokumentation
• Fähigkeit, sowohl unabhängig als auch im Team zu arbeiten und dabei Flexibilität und Anpassungsfähigkeit unter Beweis zu stellen
• Hervorragende Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten sowie die Fähigkeit, Aufgaben effektiv zu priorisieren
• Starke mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten sowie zwischenmenschliche Fähigkeiten mit einem kundenorientierten Ansatz
• Kulturelle Unterschiede zwischen verschiedenen Ländern verstehen und sich darauf einstellen können

Wir bieten

• Eine übertarifliche Bezahlung
• Hays ermöglicht den Einstieg bei innovativen Unternehmen
• Zentrale Lage des Unternehmensstandorts

Ihr Kontakt

Referenznummer
760964/1

Kontakt aufnehmen
Telefon:+ 49 621 1788-4297
E-Mail: positionen@hays.de

Anstellungsart
Anstellung bei der Hays Professional Solutions GmbH